Zgodnie z ustawą z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z dnia 20 października 2015 r., poz. 1649), od 1 lipca 2016 r. został dodany w ustawie Ordynacja podatkowa art. 193a. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa Finansów.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (Dz.U. z dnia 29 czerwca 2016 r., poz. 932) - księgi mogą być przesyłane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Księgi przesyłane w ten sposób, muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lipca 2014 r. nr 910/2014. Sposób opatrywania ksiąg kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest określony w załączniku do przedmiotowego rozporządzenia. Struktura logiczna urzędowego poświadczenia odbioru ksiąg jest udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów.

• Urzędowe poświadczenie odbioru wydane przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu teleinformatycznego administracji podatkowej, po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i podpisu elektronicznego:
• zapewnia integralność przekazanych ksiąg zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114 z późn. zm.);
• zawiera datę i godzinę przekazania ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu.

• W przypadku przekazywania ksiąg zapisanych na informatycznych nośnikach danych muszą one być:
• oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację nośnika,
• przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi,
• dostosowane do przechowywania w temperaturze 18-22oC przy wilgotności względnej 40-50%.

Informatyczne nośniki danych powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

W związku z powyższym, od 1 lipca 2016 r., na żądanie organów podatkowych, podatnicy są zobowiązani przekazywać księgi oraz dowody księgowe w postaci elektronicznej w formacie tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego. Jednakże obowiązek ten bezwzględnie dotyczy tylko tzw. „Dużych Przedsiębiorców”. Zgodnie z art. 29 ustawy nowelizującej, mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK, na żądanie organu podatkowego skierowane na podstawie art. 193a, art. 274c § 1 pkt. 2, art. 287 § 1 pkt. 3 oraz art. 287 § 1 pkt. 3 ustawy Ordynacja podatkowa, a także art. 13b ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 553, z późn. zm.). Powyższe oznacza, że mikroprzedsiębiorcy oraz mali i średni przedsiębiorcy będą musieli bezwzględnie przekazywać dane, na żądanie organu podatkowego, w formacie JPK dopiero od 1 lipca 2018 r., do tej daty jest to ich prawo ale nie obowiązek.

• Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z dnia 29 kwietnia 2015 r., poz. 584 z późn. zm.):
• Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
• Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.
• Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

Wyrażone w euro wielkości, o których mowa powyżej, przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy. Średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty. Przy obliczaniu średniorocznego zatrudnienia nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. W przypadku przedsiębiorcy działającego krócej niż rok, jego przewidywany obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych, a także średnioroczne zatrudnienie oszacowuje się na podstawie danych za ostatni okres, udokumentowany przez przedsiębiorcę.

Powyższe zasady dotyczą przekazywania na żądanie organu podatkowego ksiąg i dokumentów w zakresie zarówno podatków dochodowych jak i VAT.

Natomiast dodatkowo szczególne regulacje wprowadzono w przypadku podatku od towarów i usług. Zgodnie z ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z dnia 14 czerwca 2016 r., poz. 846), został dodany w ustawie Ordynacja podatkowa również art. 82 § 1b. Zgodnie z tym przepisem, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.

• Powyższą Informację, generalnie, podatnicy składają za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r. Jednakże do przekazywania tej informacji:
• za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r., nie są zobowiązani mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej,
• za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 31 grudnia 2017 r., nie są zobowiązani mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

/od 1 lipca 2016 –jest zobowiązany – duży przedsiębiorca
od 1 stycznia 2017 – średni i mały przedsiębiorca
od 1 stycznia 2018 – mikroprzedsiębiorca/

• Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 sierpnia 2016 r. w sprawie przedłużenia terminu przekazywania informacji, o której mowa w art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej (Dz.U. z dnia 25 sierpnia 2016 r., poz. 1337), przedłużono do dnia 31 stycznia 2017 r. termin przekazywania powyższej informacji:
• organom władzy publicznej, w tym organom administracji rządowej, organom kontroli państwowej i ochrony prawa, sądom i trybunałom oraz urzędom obsługującym te organy, w zakresie w jakim są uznani za podatników podatku od towarów i usług na podstawie art. 15 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• innym niż wymienione w pkt 1 państwowym jednostkom budżetowym;
• jednostkom samorządu terytorialnego oraz ich związkom;
• związkom metropolitalnym;
• samorządowym jednostkom budżetowym i samorządowym zakładom budżetowym, utworzonym przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz urzędowi obsługującemu jednostkę samorządu terytorialnego działającemu w formie samorządowej jednostki budżetowej, jeżeli rozliczają się jako podatnicy podatku od towarów i usług odrębni od jednostki samorządu terytorialnego;
• agencjom wykonawczym w rozumieniu przepisów o finansach publicznych;
• instytucjom gospodarki budżetowej;
• Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowemu Funduszowi Zdrowia;
• podmiotom leczniczym w rozumieniu ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2015 r., poz. 618 z późn. zm.);
• szkołom i placówkom niepublicznym, utworzonym na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r., poz. 2156 z późn. zm.);
• Polskiej Akademii Nauk i utworzonym przez nią jednostkom organizacyjnym;
• instytutom badawczym w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2016 r. poz. 371, 1079 i 1311);
• państwowym i samorządowym instytucjom kultury;
• jednostkom publicznej radiofonii i telewizji;
• parkom narodowym;
• Narodowemu Funduszowi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz wojewódzkim funduszom ochrony środowiska i gospodarki wodnej;
• Narodowemu Bankowi Polskiemu;
• Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Powyższe przedłużenie terminu ma zastosowanie do przedmiotowej informacji składanej za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r.

Pozostali podatnicy poczynając od lipca 2016 r. muszą składać takie informacje za każdy miesiąc nawet, jeżeli rozliczają się z VAT – u kwartalnie.