REGULAMIN
świadczenia usług w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
(Opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm. - dalej u.n.z.a.)
.................... (nazwa Spółki), w .................... (miejsce siedziby Spółki) zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym numer KRS ...................., NIP ...................., REGON .................... . Kapitał Zakładowy Spółki wynosi .................... zł. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, uzyskała wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wymagany do wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a u.n.z.a. - Zaświadczenie nr .................... r. Wojewody .................... z dnia ............... r. (znak: ....................). Miejscem wykonywania działalności objętym wpisem jest siedziba spółki w ...................., ul .................... .
§ 1
Postanowienia ogólne
1.	Niniejszy regulamin określa w szczególności:
1)	zakres świadczonych usług;
2)	zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowanie i przechowywanie;
3)	ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
4)	miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
5)	tryb przyjmowania interesantów;
6)	sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
7)	wysokość opłat pobieranych za usługi;
8)	procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
§ 2
Zakres świadczonych usług
1.	Porządkowanie, tworzenie oraz opieka nad archiwami zakładowymi:
a)	organizacja pomieszczenia przeznaczonego na archiwum zakładowe - składnicy akt (przystosowanie istniejącej lub urządzenie nowej zgodnie z istniejącymi wymogami);
b)	udzielanie instrukcji informacji oraz wskazówek mających na celu zapewnienie właściwego funkcjonowania archiwum po jego uporządkowaniu uwzględniając obowiązek właściwego gromadzenia, klasyfikowania, przechowywania, ewidencjonowania i odpowiedniego zabezpieczenia powstałej i powstającej w wyniku działalności dokumentacji aktowej;
c)	porządkowanie dokumentacji wytwarzanej przez jednostkę organizacyjną poprzez jej klasyfikację i kwalifikację za względu na okresy przechowania zgodnie z obowiązującym wykazem akt;
d)	opracowanie i zewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, a po upływie określonego okresu przechowania przekazanie materiałów do archiwum;
e)	brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po dokonaniu oceny przydatności do celów praktycznych, po uzgodnieniu i na podstawie zezwolenia wydanego przez właściwe terytorialne archiwum państwowe.
2.	Przechowywanie akt likwidowanych, upadłych podmiotów oraz prowadzących działalność:
a)	przechowywanie akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami po uzgodnieniu strony formalno-prawnej na podstawie umowy i na warunkach w niej określonych przez obie strony;
b)	obsługa powierzonych zasobów dokumentacji przez ich należyte zabezpieczenie, zewidencjonowanie, brakowanie w uzgodnieniu z archiwum państwowym, udostępnienie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i zaświadczeń.
§ 3
Zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowanie i przechowywanie
1.	Podstawą przyjęcia dokumentacji na przechowanie jest umowa cywilno-prawna podpisana przez strony, w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze.
2.	Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone są w sposób jednoznacznie identyfikujący rodzaje przekazywanej dokumentacji (osobne dla akt osobowych, osobne dla list płac) oraz w sposób umożliwiający natychmiastowe odszukanie potrzebnych dokumentów.
3.	O przyjęciu dokumentacji Zakład powiadamia Archiwum Państwowe w .................... oraz ZUS. Ponadto, zamieszcza się informację w internetowej bazie "Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej".
§ 4
Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi
1.	Archiwum posiada odpowiedniej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.
2.	Przy czynnościach polegających na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji osobowej i płacowej zatrudniamy wyłącznie osoby posiadające odpowiednie specjalistyczne wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe (zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców; Dz. U. Nr 68, poz. 596).
3.	Wszyscy pracownicy archiwum posiadają zaświadczenia o odbytych szkoleniach w zakresie ochrony danych.
4.	Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926).
5.	Budynki będące siedzibą są własnością spółki, zostały przystosowane do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego przechowywania dokumentów i są wyposażone m.in. w:
a)	instalację alarmową,
b)	instalację ppoż,
c)	sieć komputerową,
d)	instalację ogrzewania,
e)	monitoring zakładu.
6.	Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).
§ 5
Miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonania
1.	Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów, przechowalnictwa dokumentacji jest siedziba spółki w ...................., ul. .................... .
2.	Udzielanie informacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów, kopii odbywa w siedzibie Zakładu - biurze dla interesantów.
3.	Przyjmowanie interesantów odbywa się codziennie w dni robocze w siedzibie Spółki.
4.	Dokumenty są udostępniane zarówno osobom fizycznym działającym we własnym imieniu jak i będącym upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych.
5.	Przechowywana dokumentacja jest również wypożyczana na zewnątrz osobom i podmiotom uprawnionym np.: dla potrzeb sądu.
§ 6
Tryb przyjmowania interesantów, i terminy udostępniania dokumentacji
1.	Dokumentację przechowywaną w składnicy akt oraz kopie tych materiałów udostępnia się w składnicy akt w dni robocze codziennie w godz. od 8:00 do 14:00.
2.	Zezwolenie na korzystanie z materiałów udziela Prezes Zarządu na wniosek zainteresowanego urzędu, instytucji lub osoby.
3.	Osoba pragnąca uzyskać zezwolenie składa wniosek, w którym zobowiązana jest wykazać:
a)	interes prawny do korzystania z dokumentacji;
b)	cel wykorzystania dokumentacji;
c)	zakres potrzebnych materiałów.
4.	Na zgłoszeniu Prezes Zarządu zamieszcza decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych.
5.	W przypadku odmowy należy pisemnie o tym powiadomić zainteresowany urząd, instytucję lub osobę z podaniem krótkiego uzasadnienia.
6.	Od decyzji Prezesa w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych względnie warunków korzystania z nich służy odwołanie do Dyrektora Archiwum Państwowego w .................... .
7.	Wnioski i wydane zezwolenia ewidencjonowane są w rejestrze Spółki.
8.	Po uzyskaniu zezwolenia osoby uprawnione do korzystania z materiałów niearchiwalnych - zwane dalej użytkownikami zamawiają materiały w ramach udzielonego zezwolenia pisemnie na jeden dzień naprzód, lub nadsyłają zamówienie wcześniej pocztą, w uzasadnionych wypadkach (pilna potrzeba, przyjezdny) użytkownik może je otrzymać w dniu złożenia zamówienia.
9.	Użytkownik może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych, dla przyjezdnych lub w przypadkach uzasadnionych liczba zamówionych jednostek powinna być za zgodą Prezesa zwiększona.
10.	Użytkownik powinien zawiadomić kierownika sekretariatu o zakończeniu korzystania z materiałów lub o przerwaniu pracy na okres dłuższy niż tydzień, w przypadku nie zgłoszenia przerwy dokumentacja zostanie przekazana do magazynu.
11.	Przerwa w korzystaniu z materiałów dłuższa niż 1 miesiąc powoduje wygaśnięcie ważności zezwolenia.
12.	Użytkownik ma prawo:
a)	korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy archiwalnych potrzebnych do pracy,
b)	zamawiać w biurze składnicy (na koszt własny) kserokopie materiałów w zakresie udzielonego zezwolenia.
13.	Użytkownik obowiązany jest:
a)	zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego;
b)	zwracać materiały każdego dnia po pracy do rąk sekretarz biura.
14.	Użytkownikowi nie wolno:
a)	zmieniać porządku w układzie wykorzystanych materiałów, zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków;
b)	sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach;
c)	udostępniać archiwaliów innym użytkownikom biura ani pozostawiać materiałów na stołach po zakończeniu pracy;
d)	przynosić do biura teczek i paczek;
e)	w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały.
15.	Nieprzestrzeganie przez użytkownika regulaminu, niestosowanie się do warunków udzielonego zezwolenia, a także stwierdzenie, że użytkownik wykazuje brak przygotowania do samodzielnych badań dokumentacji może spowodować cofnięcie zezwolenia na korzystanie z materiałów.
16.	Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w składnicy akt dokumentację likwidowanej jednostki, Spółka może wydać oryginały żądanej dokumentacji poza składnicę akt. Wniosek winien zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po wykorzystaniu, w terminie nie późniejszym niż przed datą ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Zarówno wniosek, jak i protokół zdawczo-odbiorczy wydanej dokumentacji podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze Spółki.
17.	Zgodę na wydanie dokumentacji poza składnicę akt wydaje Prezes Zarządu.
18.	Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja złożona została w składnicy akt kancelaria wydaje kopie dokumentów i zaświadczenia wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w ZUS.
19.	Celem uzyskania dokumentów ze składnicy akt drogą korespondencyjną należy skontaktować się z sekretariatem telefonicznie i podać adres pocztowy do korespondencji. Sekretariat prześle wnioskodawcy formularz wniosku niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania.
20.	Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, ZUS-owi w celach emerytalno-rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadku przewidzianym prawem.
21.	Wydane odpisy i kopie są potwierdzone przez upoważnionego pracownika archiwum i zarejestrowane. Numer i znak rejestru jest uwidoczniony na wydanym wypisie lub kopii.
22.	Dokumenty należy obierać osobiście lub przesyłane są za pośrednictwem poczty.
23.	Pytania o przechowywane akta należy kierować do Archiwum telefonicznie, faksem, e-mailem, listownie lub osobiście.
24.	Zatrudnienie kompetentnej kadry gwarantuje sprawną i profesjonalną obsługę interesantów
§ 7
Wysokość opłat pobieranych za usługi
1.	Cennik Usług dla Kwerend pracowniczych:
a)	sporządzenie kopii świadectwa pracy - 17 zł.
b)	sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt c), innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł.
c)	sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac - 4 zł.
d)	sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł.
e)	sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł.
f)	sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) - 4 zł.
Łączna opłata od jednorazowego złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. Nr 28, poz. 240).
§ 8
Procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji
1.	Akta przeterminowane są niszczone na podstawie zgody udzielonej pisemnie przez oddział Archiwum Państwowego w .................... w uprawnionych jednostkach specjalistycznych.
2.	Na życzenie klienta, z którym zawarto umowę o przechowanie, protokół zniszczenia przekazuje się zainteresowanym.
§ 9
Postanowienia końcowe
1.	Do wykonywania działalności stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - dalej k.c. dotyczące przechowywania, z wyłączeniem art. 844 § 2 k.c.
2.	W sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem obowiązują przepisy prawa, a w szczególności wymienione we wstępie Akty Prawne.
3.	Spółka zobowiązana jest do udostępnienia niniejszego regulaminu w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.