Przykład dokumentu:
Instrukcja: organizacja i zakres działania archiwum zakładowego .................... S.A.
I.	POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1.	Celem niniejszej Instrukcji jest zorganizowanie i unormowanie pracy w Archiwum Spółki i określenie zasad współpracy z komórkami organizacyjnymi .................... S.A.
2.	Archiwum .................... S.A. działa na podstawie i w związku z następującymi przepisami:
-	ustawa z dnia 29 sierpnia 2002 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.),
-	rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375),
-	rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284),
-	ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.),
-	ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),
-	ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95).
2.	Archiwum .................... S.A. wchodzi w skład Kancelarii Spółki, która pod względem organizacyjnym podlega Dyrektorowi Pionu Organizacji i Zarządzania.
3.	W sprawach związanych z archiwizacją Archiwum Spółki konsultuje się z Archiwum Państwowym w .................... .
II.	CELE I ZADANIA
1.	Zadaniem Archiwum Spółki jest przechowywanie akt komórek organizacyjnych, które nie są już potrzebne do bieżącej pracy, a zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą jeszcze przez określony czas bądź też wieczyście być gromadzone w jednostce organizacyjnej.
2.	Archiwum Spółki spełnia następujące czynności:
-	przejmuje akta, których okres przechowywania w poszczególnych komórkach organizacyjnych już upłynął (okres przechowywania normuje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt),
-	ewidencjonuje akta,
-	zabezpiecza akta,
-	przechowuje i konserwuje akta,
-	dba o właściwe przechowywanie i konserwację przejętych akt,
-	udostępnia akta dla celów służbowych i naukowych,
-	brakuje i przekazuje na makulaturę akta kategorii "B" i "BE" ("BE" po przeprowadzonej ekspertyzie dokonanej przez Komisję wewnętrzną powoływaną w tym celu w Spółce z uwzględnieniem konsultacji/opinii ze strony Archiwum Państwowego),
-	uczestniczy w procesie realizacji spraw wpływających oficjalnie (pisemnie) do .................... S.A.
3.	Archiwum Spółki jest wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych .................... S.A.
4.	Archiwum Spółki przechowuje jedynie akta własnych poszczególnych komórek organizacyjnych.
III.	LOKAL, PERSONEL I ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM
1.	Archiwum Spółki musi posiadać odpowiednie pomieszczenie biurowe umożliwiające pracę pracownikom Archiwum oraz osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.
2.	Magazyn archiwalny musi być:
1)	suchy, dobrze wietrzony, równomiernie ocieplony w ciągu całego roku,
2)	nienarażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych,
3)	wyposażony w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, które powinny wynosić: temp. 16-18°C, wilgotność 55-65%,
4)	wyposażony w regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją. Regały powinny być usytuowane prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 10 cm, z przejściem między nimi ok. 80 (90) cm, o wysokości półek dostosowanej do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniższą półką regałów a podłogą powinien wynosić 30 cm a pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem 15-20 cm. Punkty świetlne w przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi,
5)	zabezpieczony przed pożarem, tj. wyposażony w sprzęt przeciwpożarowy (np. gaśnice proszkowe), który powinien być sprawdzany w terminach gwarantujących jego sprawność i drzwi metalowe, ogniotrwałe zamykane na klucz i plombowane,
6)	wentylowany umożliwiający swobodny przepływ powietrza atmosferycznego.
3.	Palenie tytoniu w magazynach jest zabronione.
4.	W Archiwum Spółki nie wolno przechowywać przedmiotów niestanowiących własności Archiwum.
5.	Prawo wstępu do Archiwum Spółki mają wyłącznie jego pracownicy, ich przełożeni oraz za okazaniem upoważnienia przedstawiciele władz kontrolnych i archiwalnych.
6.	Prawo wstępu do Archiwum Spółki może zostać przyznane innym pracownikom .................... S.A. - każdorazowo na podstawie pisemnej zgody Dyrektora Pionu Organizacji i Zarządzania, w uzasadnionych przypadkach zgoda ta może dotyczyć również byłych pracowników Spółki.
7.	Prace w Archiwum Spółki wykonują przeszkoleni pracownicy, zatrudnieni w Dziale Organizacyjno-Prawnym. Pracownik Archiwum Spółki jest zobowiązany:
1)	ustalać terminy przekazywania do archiwum zakładowego, kompletnej dokumentacji komórek organizacyjnych,
2)	dokonywać podziału przejętych dokumentów na materiały archiwalne odpowiedniej kategorii, wydzielać dokumenty przeznaczone na makulaturę, wydzielać dokumentację przeznaczoną do ekspertyzy,
3)	prowadzić ewidencję akt przechowywanych w archiwum:
a)	sporządzać wykazy spisów zdawczo-odbiorczych,
b)	nadawać powyższym spisom kolejne numery,
c)	oznaczać teczki z przejętymi dokumentami sygnaturami archiwalnymi,
d)	ewidencjonować karty udostępniania dokumentów,
e)	sporządzać protokoły braku, uszkodzenia lub zniszczenia akt,
f)	protokołować oceny dokumentów przeznaczonych na makulaturę,
4)	udostępniać dokumenty archiwalne dla celów służbowych,
5)	dokonywać obsługi technicznej archiwum zakładowego.
8.	Pracownicy Archiwum odpowiedzialni są przed kierownikiem za należyte i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie czynności archiwalnych.
9.	Pracowników Archiwum Spółki obowiązuje tajemnica służbowa.
10.	Wyszukiwanie akt przeprowadza wyłącznie personel Archiwum.
11.	Archiwum Spółki przyjmuje i wydaje komórkom organizacyjnym jedynie kompletne teczki, woluminy i paczki, nigdy zaś poszczególne dokumenty.
12.	Do zmiany stanu zastanego w teczkach, woluminach i paczkach, w tym do wycofywania z nich poszczególnych dokumentów uprawnieni są jedynie pracownicy Archiwum Spółki za wiedzą kierownika,
13.	Archiwum współpracuje z pozostałymi komórkami organizacyjnymi .................... S.A. w zakresie spraw powierzonych, koresponduje też z instytucjami spoza Spółki za wiedzą i zgodą kierownika,
14.	Dokumenty wydaje się na polecenie kierownika danej komórki organizacyjnej za okazaniem dowodu tożsamości lub pisemnego upoważnienia podpisanego przez kierownika komórki organizacyjnej.
IV.	OCENA ARCHIWALNA AKT
1.	Akta, to znaczy cała dokumentacja powstała w toku działalności .................... S.A.
w postaci pism, rachunków, ksiąg, kartotek, rejestrów, planów itp. dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:
-	dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi" - dla oznaczenia używa się symbolu "A".
-	dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną "dokumentacją niearchiwalną" - dla oznaczenia używa się symbolu "B". Dokumentacja ta podlega zniszczeniu po upływie ustalonych w Jednolitym Wykazie Akt okresów jej przechowywania, na podstawie zgody/konsultacji wystawionej przez właściwe terenowo Archiwum Państwowe. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określa się przy pomocy liczby arabskiej umieszczonej przy symbolu "B". Oznacza ona liczbę lat przechowywania tej dokumentacji (np. akta, które powinny być przechowywane przez 4 lat - będą posiadały oznaczenie B4).
2.	Symbolem "Bc" oznacza się akta przejściowe, nieposiadające praktycznego znaczenia. Może ona zostać wybrakowana po pełnym wykorzystaniu, bez przekazywania do Archiwum Spółki, lecz w porozumieniu z nim,
3.	Symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego Archiwum Państwowego. Archiwum Państwowe może dokonać ewentualnej ponownej kwalifikacji tych materiałów.
4.	Podział dokumentacji na materiały archiwalne (kategoria A) i dokumentację niearchiwalną kategoria B/ ustalony jest w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt dla .................... S.A.
5.	Komórką macierzystą w rozumieniu niniejszej Instrukcji jest komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt).
V.	PRZEKAZYWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM SPÓŁKI
1.	Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach macierzystych przez okres trzech lat, licząc od początku następnego roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.
2.	Z reguły termin przekazywania akt do Archiwum Spółki powinien przypadać na pierwszy nie później jednak niż na drugi kwartał każdego roku.
3.	Przejęcie akt powinno być poprzedzone przeglądem akt w komórce organizacyjnej dokonanym przez pracownika Archiwum w celu stwierdzenia ich kompletności i prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania.
4.	Komórki organizacyjne przekazują akta prawidłowo sklasyfikowane i zakwalifikowane (pkt IV niniejszej Instrukcji).
5.	Archiwum przyjmuje od komórek organizacyjnych wyłącznie akta kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym.
6.	Przez uporządkowanie dokumentacji rozumie się:
1)	teczki, księgi powinny być opisane w następujący sposób (patrz: zał. 1 niniejszej Instrukcji):
-	na środku u góry - .................... S.A., nazwa komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą,
-	w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt,
-	w prawym górnym rogu - kategoria archiwalna według rzeczowego wykazu akt z podaniem przy kategorii B terminu przechowywania,
-	na środku teczki - tytuł akt, tzn. hasło klasyfikacyjne według rzeczowego wykazu akt (hasło zbyt ogólnikowe należy bliżej określić),
-	pod tytułem akt - daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej), ewentualnie podanie numeru tomu.
-	na dole, w lewym rogu - podaje się własną sygnaturę nadaną w komórce organizacyjnej.
2)	akta wewnątrz teczek powinny być ułożone sprawami według kolejności wpływu (zarejestrowania), z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie zaś spraw - chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu, a kończące na spodzie teczki,
3)	w trakcie porządkowania spraw wewnątrz teczek należy wyłączyć zbędne egzemplarze tych samych pism (wtórniki) i akta kat. Bc.
4)	z akt należy usunąć wszelkie elementy metalowe, każda sprawa powinna być przełożona papierową przekładką, na której w lewym górnym rogu wpisuje się znak sprawy a na środku - tytuł sprawy,
5)	akta winny być przekazywane w zwykłych teczkach wiązanych (kat. B) i specjalnych bezkwasowych (kat. A), w których - w przypadku akt kat. "A" - na trwałe (wszycie, wpięcie klipsem archiwalnym) umieszcza się materiały archiwalne, poszczególne zapisane strony powinny być ponumerowane zwykłym ołówkiem, liczba stron w teczce umieszczona być winna na wewnętrznej, spodniej stronie okładki.
6)	Archiwum nie przyjmuje akt w segregatorach, ale w pudłach archiwalnych z tektury litej bądź falistej opisanych według standardów obowiązujących przy opisie teczki,
7)	Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych akt.
8)	Kartoteki winny być przekazywane w pudełkach tekturowych lub skrzynkach drewnianych o długości 40 cm oraz szerokości i wysokości przystosowanej do wymiaru kart.
6.	W przypadku akt osobowych akta wewnątrz teczek powinny być ułożone zgodnie ze spisem spraw.
7.	Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci wydruku oraz na nośniku elektronicznym. Spisy sporządza komórka przekazująca, oddzielnie dla akt kat. A i oddzielnie dla akt kat. B:
-	dla akt kat. A w 4 egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla Archiwum, trzeci Archiwum przesyła do Archiwum Państwowego, czwarty przeznaczony jest dla komórki przekazującej),
-	dla akt kat. B w trzech egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla Archiwum, trzeci dla komórki przekazującej).
8.	Teczki powinny być ułożone według haseł symboli klasyfikacyjnych z rzeczowego wykazu akt i w takiej kolejności umieszczone w spisie zdawczo-odbiorczym.
9.	Akta winny być przekazywane z wszelkimi pomocami ewidencyjnymi (kartoteki, spisy spraw, skorowidze itp.).
10.	W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja tylko danej kategorii akt, o jednakowym terminie przechowywania. W razie uzasadnionej potrzeby łączenia akt kat. "B" o różnych okresach przechowywania, całość zalicza się do terminu najdłuższego.
11.	W razie braku niektórych dokumentów w teczce lub kartotece osoba przekazująca materiały do archiwum Spółki sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje, jakich dokumentów brak, z jakiej przyczyny i kiedy zostaną one przekazane do archiwum. Oświadczenie przekazuje się do archiwum przy przekazywaniu materiałów.
11.	Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik, który spis sporządził oraz kierownik komórki organizacyjnej, która akta przekazuje oraz kierownik archiwum przejmujący akta.
12.	Archiwum Spółki kontroluje otrzymane akta, to znaczy:
-	porównuje je ze spisem zdawczo-odbiorczym,
-	sprawdza ułożenie akt w porządku chronologicznym,
-	sprawdza prawidłowe ponumerowanie stron oraz ich liczbę,
-	sprawdza prawidłowość klasyfikacji i kwalifikacji akt,
-	sprawdza czy akta zostały przygotowane zgodnie z przepisami i standardami obowiązującymi w sztuce archiwalnej,
13.	Pracownik Archiwum Spółki może odmówić przyjęcia akt do Archiwum w przypadkach:
-	ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,
-	stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,
-	stwierdzenia, że nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.
O powodach nieprzyjęcia akt pracownik Archiwum zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego sporządzając notatkę służbową.
VI.	PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT
1.	Dokumentację w Archiwum można układać na regałach:
-	pionowo, systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie,
-	poziomo, teczka na teczce, od dołu do góry.
2.	Materiały archiwalne (akta kat. A) należy przechowywać na oddzielnych regałach w jednej części Archiwum, natomiast w drugiej - dokumentację niearchiwalną (akta kat. B).
3.	Przed umieszczeniem akt na półkach pracownik Archiwum na każdej teczce, paczce, pudle umieszcza sygnaturę, tj. numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji danego spisu, np.: 12/4, gdzie 12 oznacza numer spisu zdawczo-odbiorczego, a 4 pozycję danego spisu. Akta osobowe wpisuje się do skorowidzów alfabetycznych i ewidencji elektronicznej.
4.	Akta przechowywane w Archiwum muszą być objęte ewidencją prowadzoną na bieżąco.
5.	Ewidencję dokumentacji w Archiwum stanowią:
a)	spisy zdawczo-odbiorcze,
b)	wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu do Archiwum,
c)	spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,
d)	skorowidze dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
e)	karty udostępnienia akt, gromadzone są w teczkach:
-	wypożyczenia,
-	zwroty,
f)	książka kontroli kart udostępnienia (w formie elektronicznej),
g)	wydruki z komputerowych baz danych, edytorów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych.
6.	Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 5 stanowią akta kategorii A z wyjątkiem kart udostępnienia.
7.	Karty udostępnienia w ciągu roku otrzymują kolejne numery bieżące i w kolejności tych numerów przechowuje je Archiwum aż do chwili zwrotu akt.
8.	Spisy zdawczo-odbiorcze pracownicy rejestrują w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadają im numery kolejne. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów w oddzielnej teczce, drugi egzemplarz w teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.
9.	Archiwum prowadzi też komputerową ewidencję przechowywanych akt.
VII.	UDOSTĘPNIANIE AKT
1.	Dokumentacja przechowywana w Archiwum może być udostępniana na miejscu upoważnionym pracownikom za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi.
2.	Nie wolno wypożyczać poza lokal Archiwum:
-	akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała,
-	akt uszkodzonych,
-	środków ewidencyjnych archiwum.
3.	Nie wolno wypożyczać akt poza teren Spółki. W szczególnych przypadkach akta mogą być udostępnione na zewnątrz, ale za zgodą Dyrektora Pionu Organizacji i Zarządzania,
4.	Nie wolno wydawać akt innej komórce organizacyjnej niż ta, która je przekazała, do tego potrzebna jest zgoda kierownika komórki macierzystej.
5.	Archiwum Spółki udostępnia akta do wglądu lub je wypożycza pracownikom na podstawie karty udostępnienia, czyli rewersu.
6.	W miejsce wypożyczonych akt wstawia się kartę zastępczą tzw. zastawnik, który informuje kto, kiedy i gdzie wypożyczył akta.
7.	Na każdą jednostkę archiwalną (teczkę) należy wypełnić jedną kartę (rewers).
8.	Udostępnienie akt do wglądu następuje z reguły w lokalu Archiwum - w miejscu wydzielonym i odbywa się pod nadzorem pracownika archiwum.
9.	Archiwum Spółki respektuje karty podpisane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej oraz pracownika upoważnionego do odbioru akt. Kartę udostępnienia podpisuje pracownik archiwum.
10.	Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za ich całość oraz zwrot w terminie.
11.	Akta wypożycza się w całości w oryginalnej teczce. Niedozwolone jest wypożyczanie z danej teczki pojedynczych dokumentów.
12.	Niedozwolone jest wyłączanie dokumentów z wypożyczonych jednostek (teczek) aktowych.
13.	Niedozwolone jest włączanie dokumentacji wypożyczonej z Archiwum do spraw aktualnie prowadzonych.
14.	W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń akt pracownik archiwum sporządza protokół w trzech egzemplarzach, które podpisują:
-	wypożyczający akta,
-	kierownik komórki organizacyjnej, który podpisał kartę udostępnienia,
-	kierownik Archiwum.
Jeden egzemplarz Archiwum włącza do akt uszkodzonych lub na miejsce brakującej dokumentacji, drugi przechowuje się w specjalnie na ten cel założonej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczyła w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy. Odpowiednią informację umieszcza się także w spisie zdawczo-odbiorczym.
15.	Udostępnianie, poszukiwanie akt w magazynach archiwalnych przeprowadzają wyłącznie pracownicy archiwum.
VIII.	OKRESOWE BRAKOWANIE (NISZCZENIE) AKT
1.	Na początku III kwartału każdego roku pracownicy Archiwum dokonują przeglądu i wydzielania dokumentacji.
Przez wydzielenie rozumie się:
1)	wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął - na makulaturę,
2)	wyłączanie dokumentacji kategorii BE, podlegającej w danym roku ekspertyzie archiwalnej.
2.	Wydzielania dokumentacji dokonuje powołana przez Dyrektora Pionu Organizacji i Zarządzania Komisja w składzie:
1)	kierownik Archiwum Spółki - przewodniczący Komisji,
2)	kierownik komórki organizacyjnej, której akta poddano wydzieleniu - przedstawiciel komórki organizacyjnej,
3)	pracownik archiwum.
3.	Do zadań ww. Komisji należy:
1)	kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania,
2)	sporządzanie protokółów brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w archiwum zakładowym już minął oraz spisów tej dokumentacji.
4.	W związku z brakowaniem dokumentacji kategorii B należy:
1)	wydzielone akta przechowywać w kolejności umieszczenia ich w spisie przesłanym do archiwum państwowego, do czasu otrzymania zgody na jej zniszczenie,
2)	protokół brakowania i spis dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia zaakceptowany przez kierownika Archiwum przesłać do archiwum państwowego w celu uzyskania opinii (konsultacji) związanej ze zniszczeniem akt.
5.	Po uzyskaniu opinii z archiwum państwowego należy - w odniesieniu do niszczonej dokumentacji:
1)	wyłączyć z niej wszystko, co nadaje się do powtórnego użytku np. teczki,
2)	wyłączyć wszystko, co czyni makulaturę niemożliwą do przerobu na masę papierową, np. części metalowe, celofanowe, pergaminowe, drewniane itp.,
3)	całość uczynić niemożliwą do odtworzenia przez poprucie, pomieszanie itp.
7.	Pracownik archiwum przekazuje akta na makulaturę oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu tej dokumentacji.
IX.	PROFILAKTYKA I KONSERWACJA ZASOBU ARCHIWALNEGO
1.	Profilaktyką w zakresie zabezpieczenia zasobu archiwalnego jest ogół czynności zmierzających do zapobiegania (przeciwdziałania) ujemnym wpływom atmosferycznym, biologicznym i mechanicznym na zasób.
2.	Do podstawowych zadań w zakresie profilaktyki należy: 
1)	utrzymywanie odpowiedniej stałej temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych,
2)	zachowanie odpowiedniej odległości regałów od instalacji elektrycznej, wodnej i ciepłowniczej,
3)	układanie akt na regałach w odpowiedniej odległości od podłogi,
4)	zabezpieczenie akt przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych,
5)	zabezpieczenie akt przed uszkodzeniem mechanicznym przez stosowanie odpowiednich (bezkwasowych) teczek wiązanych i pudeł tekturowych,
6)	utrzymywanie czystości w magazynach archiwalnych i systematyczne odkurzanie akt,
7)	kopiowanie (niezależnie od techniki, np. skanowanie, mikrofilmowanie. kserowanie) dokumentów mało czytelnych (o fakcie tym należy dokonać adnotacji w spisie zawartości teczki),
8)	wypożyczanie i udostępnianie kopii (elektronicznych, mikrofilmów lub kserokopii) zamiast akt,
3.	Konserwacja właściwa to przywracanie materiałom archiwalnym ich stanu zbliżonego do stanu pierwotnego. W szczególności konserwacja obejmuje:
1)	w przypadku akt uszkodzonych mechanicznie (podartych) - laminację,
2)	w przypadku akt zniszczonych z przyczyn biologicznych (grzyby, pleśnie, bakterie, owady) stosowanie dezynfekcji po uprzedniej konsultacji z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów przy Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie lub odpowiednią komórką organizacyjną Archiwum Państwowego.
4.	Stosowanie dowolnych (przypadkowych) metod konserwacji akt jest niedozwolone.
5.	Akta z chwilą zauważenia skażenia należy wyodrębnić z całości zasobu do czasu dezynfekcji.
6.	Mikrofilmowaniu lub skanowaniu podlegają akta kategorii "A" oraz te akta kategorii "B", które ze względu na zły stan zachowania, sporządzenie na nietrwałych nośnikach lub częste ich wykorzystanie do prac bieżących narażone są na zniszczenie.
7.	Dla mikrofilmów i materiałów skanowanych prowadzi się odrębną ewidencję, która musi określić przynależność akt zmikrofilmowanych lub skanowanych, a także ich sygnaturę archiwalną.
8.	Pojemniki (klasery) zawierające mikrofilmy winny być zaopatrzone w napisy informacyjne, określające:
1)	nazwę komórki organizacyjnej,
2)	zawartość (tematykę),
3)	sygnaturę archiwalną akt zmikrofilmowanych,
4)	w wypadku rozbieżności między sygnaturą archiwalną, a sygnaturą ze zbioru mikrofilmów, również sygnaturę zbioru mikrofilmów.
9.	Przechowywanie mikrofilmów w pomieszczeniu, w którym zgromadzone są oryginały akt jest zabronione.
10.	Mikrofilmy i skany udostępniane są na takich samych zasadach jak dokumentacja. 
11.	Informacje zawarte na nośnikach elektronicznych, jeśli są powtórzeniem wiadomości zawartych w innych dokumentach, zalicza się do kategorii "B"- Kasowanie tych informacji następuje po utracie przez nie praktycznego znaczenia.
X.	POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1.	Sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją rozstrzyga rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
2.	Sposób prowadzenia akt osobowych uzupełnia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286).
3.	Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego, mająca na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z przeprowadzoną ewidencją oraz ocena pracy archiwum zakładowego. Za zorganizowanie tej kontroli odpowiada .................... - członek Zarządu .................... S.A.. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który podpisuje przeprowadzający kontrolę, kierownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe oraz Dyrektor Pionu Organizacji i Zarządzania.
4.	Inne czynności, związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt, nieuregulowane przez instrukcję oraz regulamin organizacyjny określa Dyrektor Pionu Organizacji i Zarządzania.